1. Mẫu bản thông tin tư nhân là gì?

Để quản lý và tuân thủ tốt hơn trong môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp, việc có thông tin tư nhân của những người có tác động trong tổ chức là rất quan trọng. Mẫu thông tin tư nhân là một dụng cụ hữu ích để thu thập những thông tin cần thiết về những người này, bao gồm cổ đông lớn, thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, (Tổng) Giám đốc, Phó (Tổng) Giám đốc, Giám đốc chi nhánh, người làm việc tại phòng ban kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Mẫu thông tin tư nhân bao gồm những chi tiết chủ yếu về tư nhân của những người có tác động trong tổ chức. Thông tin này gồm có tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, quốc tịch, vị trí và vai trò trong tổ chức, tình hình tài chính, kinh nghiệm làm việc và những thông tin liên quan khác. Mục tiêu của mẫu này là thu thập thông tin tư nhân một cách toàn diện, chuẩn xác và rõ ràng.

Bạn đang xem bài: Mẫu bản thông tin tư nhân (Phụ lục 4)

Mẫu thông tin tư nhân là một dụng cụ quan trọng để thu thập và bảo vệ thông tin tư nhân của cổ đông lớn và những vị trí quản lý trong tổ chức. Thông tin này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về người có liên quan, bảo vệ quyền riêng tư và tuân thủ những quy định pháp luật. Mẫu thông tin tư nhân cũng sẽ giúp quá trình xác thực và đánh giá độ tin cậy của cổ đông lớn và những vị trí quản lý. Thông tin này bao gồm tình hình tài chính, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và khả năng lãnh đạo của cổ đông lớn và những vị trí quản lý. Thông tin này giúp xác định tính thích hợp và đáng tin cậy của cổ đông lớn và những vị trí quản lý trong tổ chức. Ngoài ra, mẫu thông tin tư nhân cũng hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ những quy tắc kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Thông tin này bao gồm thông tin về người làm việc tại phòng ban kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ. Thông tin này giúp xác định và đánh giá khả năng kiểm soát và tuân thủ trình tự, quy định và chuẩn mực nội bộ của tổ chức.

2. Mẫu bản thông tin tư nhân (Phụ lục 4)

Căn cứ theo Thông tư 210/2012/TT-BTC (đã hết hiệu lực pháp luật) hướng dẫn về thành lập và hoạt động doanh nghiệp chứng khoán. Cụ thể mẫu quyết định về việc cung ứng thông tin tài liệu bằng cớ quy định tại mẫu 06-KN (chỉ mang tính chất tham khảo):

>>>>Tải xuống mẫu bản thông tin tư nhân (phụ lục 4)

PHỤ LỤC IV

MẪU BẢN THÔNG TIN tư nhân

(Ban hành kèm theo Thông tư số 210/2012/TT-BTC ngày 30 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài chính)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BẢN THÔNG TIN tư nhân

(vận dụng cho cổ đông lớn là tư nhân, người đại diện phần vốn góp của tổ chức, thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, (Tổng) Giám đốc, Phó (Tổng) Giám đốc, Giám đốc chi nhánh, người làm việc tại phòng ban kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ)

1)                  Họ và tên: Nguyễn Văn A                        nam nữ: nam/nữ;

2)                  Ngày, tháng, năm sinh: 01/01/19xx

3)                  Nơi sinh: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh

4)                  Quốc tịch: (những quốc tịch hiện có) Việt Nam

5)                  Số chứng minh nhân dân/hộ chiếu 03620100xxxx ngày cấp 01/01/20xx nơi cấp Công An tỉnh Bắc Ninh có trị giá tới ngày 01/01/20xx (đối với hộ chiếu) hoặc số hồ sơ chứng thực tư nhân khác

6)                  Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: số nhà xx khối/xóm/thôn/ xx phường/xã Đình Bảng quận/huyện Từ Sơn tỉnh/thành phố Bắc Ninh

7)                  Chỗ ở hiện tại: số xx đường Hào Nam, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

8)                  Trình độ chuyên môn: Đại học

9)                  Nghề nghiệp: xx

10)              Tên và địa chỉ pháp nhân mà mình đại diện, tỷ lệ vốn góp được đại diện (trường hợp là người đại diện phần vốn góp của cổ đông pháp nhân).

11)              Số lượng, tỷ lệ cổ phần nắm giữ tại những doanh nghiệp chứng khoán (liệt kê cụ thể)

12)              Quá trình tập huấn chuyên môn:

13)              Quá trình làm việc:

14)             Kê khai người có liên quan (kê khai toàn bộ mối quan hệ “người có liên quan” theo quy định tại Khoản 23 Điều 4 Luật Doanh nghiệp)

Tôi cam kết và chịu trách nhiệm về tính chuẩn xác, trung thực những nội dung nêu trên.

                                                                                                                        ngày… tháng… năm …

Xem Thêm: Mẫu biển bản xác nhận công khai bản đồ địa chính (phụ lục 14)

3. Một số lưu ý về mẫu bản thông tin tư nhân.

– Thông tin tư nhân cơ bản: Mẫu bản thông tin tư nhân nên yêu cầu những thông tin tư nhân cơ bản bao gồm họ và tên, ngày sinh, nam nữ, quốc tịch, địa chỉ liên lạc, số điện thoại, địa chỉ email và số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của tư nhân.

– Vị trí và vai trò công việc: Yêu cầu cung ứng thông tin về vị trí và vai trò công việc của tư nhân trong tổ chức, bao gồm thông tin về chức danh, phòng ban, phòng ban hoặc chi nhánh mà tư nhân đang công việc.

– Thời gian làm việc: Yêu cầu cung ứng thông tin về thời gian khởi đầu làm việc trong tổ chức, thời gian giữ vị trí hiện tại và bất kỳ thời gian nghỉ việc trước đó (nếu như có).

– Quan hệ liên quan: Mẫu bản thông tin tư nhân nên yêu cầu những thông tin về quan hệ liên quan của tư nhân với tổ chức, bao gồm thông tin về việc tư nhân có quan hệ gia đình với bất kỳ thành viên nào của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc những cổ đông lớn khác hay không.

– Lịch sử công việc và kinh nghiệm: Yêu cầu tư nhân cung ứng thông tin về lịch sử công việc và kinh nghiệm chuyên môn của mình. Điều này có thể bao gồm thông tin về những doanh nghiệp trước đây mà tư nhân đã làm việc, vị trí và vai trò công việc trong mỗi doanh nghiệp đó, thời gian làm việc và mô tả ngắn về nhiệm vụ và thành tựu quan trọng.

– Trình độ học vấn và tập huấn: Mẫu bản thông tin tư nhân cần yêu cầu tư nhân cung ứng thông tin về trình độ học vấn

Mặc dù biên bản lấy mẫu có rất nhiều tác dụng, song cũng không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Cụ thể:

– Bảo mật thông tin: Một mẫu bản thông tin tư nhân cần đảm bảo tính bảo mật của thông tin tư nhân được cung ứng. Có thể có rủi ro về việc thông tin tư nhân bị lộ ra bên ngoài nếu như không vận dụng những giải pháp bảo mật thích hợp.

– Thiếu tính chi tiết: Một mẫu bản thông tin tư nhân có thể không đủ chi tiết để thu thập tất cả những thông tin quan trọng về tư nhân. Có thể cần phải điều chỉnh hoặc bổ sung mẫu để đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin cần thiết.

– Độ chuẩn xác của thông tin: Tùy thuộc vào sự trung thực và đáng tin cậy của người cung ứng thông tin, mẫu bản thông tin tư nhân có thể gặp phải sự không chuẩn xác hoặc thiếu sót trong thông tin được cung ứng. Điều này có thể tác động tới quá trình đánh giá và xác minh thông tin tư nhân.

– Cản trở và khó khăn trong việc thu thập thông tin: Có thể có những trường hợp mà những tư nhân không muốn hoặc không sẵn lòng cung ứng những thông tin tư nhân yêu cầu. Điều này có thể tạo ra sự cản trở và khó khăn trong việc thu thập đầy đủ thông tin từ tất cả những tư nhân liên quan.

– Sự thay đổi thông tin tư nhân: Thông tin tư nhân có thể thay đổi theo thời gian. Mẫu bản thông tin tư nhân cần được cập nhật định kỳ để đảm bảo rằng thông tin được thu thập là chuẩn xác và cập nhật.

– Tuân thủ quy định pháp luật: Mẫu bản thông tin tư nhân cần tuân thủ những quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu tư nhân và quyền riêng tư. 

Trên đây là toàn bộ nội dung thông tin tư vấn về mẫu bản thông tin tư nhân mà Luật Minh Khuê cung ứng  tới quý khách hàng. Còn bất kỳ điều gì vướng mắc quý khách hàng vui lòng liên hệ trao đổi trực tiếp với phòng ban trạng sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7. Gọi số 1900.6162 hoặc qua email lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ tốt nhất từ Luật  Minh Khuê. Chúng tôi rất hân hạnh nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng./

Trích nguồn: Cao đẳng Tài nguyên và Môi trường miền Trung
Danh mục: Biểu mẫu