MS Access là gì?

nghi vấn: Access là gì?

A. Là phần mềm ứng dụng

Bạn đang xem bài: MS Access là gì? Microsoft Access là gì?

B. Là hệ QTCSDL do hãng Microsoft sản xuất

C. Là phần cứng

D. Cả A và B

Đáp án đúng: D. Cả A và B

giảng giải:

Access là tên gọi tắt của phần mềm Microsoft Access, hay cũng được gọi là MS Access. Microsoft Access là Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) của Microsoft, thuộc bộ ứng dụng của Microsoft Office.

Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hoặc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ với khả năng giúp chúng ta phát triển nhanh những giải pháp lưu trữ và quản lý thông tin.

Câu hòi: Chức năng của Microsoft Access?

Đáp án: Với Access, bạn hoàn toàn có thể phát triển được một hệ thống quản trị thông tin dành cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ rất nhanh chóng, thậm chí Access còn có thể tạo điều kiện cho việc quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin những đầu mối khách hàng, những thời cơ bán hàng, trạng thái khách hàng, quản lý đơn hàng, thông tin đặt hàng và thông tin sản phẩm.

Ngoài ra Access còn cho chúng ta khả năng phát triển giao diện người sử dụng ở mức đơn thuần để chúng ta có thể tiến hành nhập dữ liệu và lưu vào những bảng.

Một số chức năng chính của Access là:

+ Chức năng thiết kế bảng.

+ Chức năng lưu trữ.

+ Chức năng cập nhật thông tin.

+ Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.

+ Chức năng thiết lập những mối quan hệ giữa những bảng với nhau.

Microsoft Access là gì?

Access là phần mềm giúp quản lý cơ sở dữ liệu hay nói cách khác Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (tiếng Anh: relational database management system, viết tắt: RDBMS) với khả năng quản lý, chỉnh sửa và truy xuất dữ liệu dạng bảng. Không giống với những hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác, điểm đặc biệt của Microsoft Access là sở hữu giao diện đồ họa người sử dụng (tiếng anh: graphical user interface, viết tắt: GUI) tạo điều kiện cho bạn có thể sử dụng dụng cụ này một cách dễ dàng mà không cần phải hiểu rõ về kỹ thuật.

Access rất phổ biến trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ, phần mềm này giúp chúng ta phát triển hệ thống thông tin để quản lý dữ liệu. Một số ứng dụng của Access có thể kể tới như: quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin hàng hóa, thông tin đơn hàng, chi tiết giao dịch,…

những tính năng chính trong Microsoft Access

Với khả năng lưu trữ, thêm, chỉnh sửa, xóa và truy xuất dữ liệu, Microsoft Access có những tính năng làm việc trên những bảng hay tương tác giữa những bảng với nhau để bạn có thể quản lý dữ liệu của mình hiệu quả, cụ thể:

• Thiết lập những bảng dữ liệu
• Nhập dữ liệu từ những định dạng như Excel, Database, Web Content,…
• Tạo mối liên kết giữa những bảng
• Truy xuất thông tin từ một bảng hoặc nhiều bảng thông qua liên kết
• Xuất dữ liệu thành những file Excel, CSV, Access, PDF,…
• Tự động hóa trình tự bằng VBA
• Thiết kế báo cáo
• Tổng hợp, tính toán dữ liệu

những đối tượng trong Microsoft Access

Có 4 loại đối tượng trong Access, cụ thể:

• Bảng (Table): Bảng cho phép lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng sẽ bao gồm nhiều cột (column) hay còn gọi là trường (field). những cột sẽ có kiểu dữ liệu khác nhau tùy vào ý nghĩa dữ liệu cột đó thể hiện, bạn cũng có thể điều chỉnh kiểu dữ liệu thích hợp cho chúng.
• Truy vấn (Query): Truy vấn giúp tìm kiếm, truy xuất, sắp xếp dựa vào những điều kiện mà bạn muốn dữ liệu hiển thị ra thế nào. Bạn có thể phối hợp truy xuất dữ liệu từ nhiều bảng dựa vào mối liên kết giữa chúng.
• Biểu mẫu (Form): Biểu mẫu cho phép chúng ta thiết kế cho việc nhập, hiển thị thông tin hoặc điều khiển ứng dụng. Bạn có thể tự động hóa trình tự làm việc trên dữ liệu dựa vào lập trình VBA và gán những tác vụ đó vào biểu mẫu.
• Báo cáo (Report): Báo cáo giúp người sử dụng tạo và tùy chỉnh, định dạng, tính toán, tổng hợp thông tin và xuất ra kết quả.

vì sao bạn nên sử dụng Microsoft Access?

nếu như bạn cần một dụng cụ hay một hệ thống để quản lý, làm việc với dữ liệu, đặc biệt là với dữ liệu dạng bảng và giữa những bảng có mối liên kết với nhau để tạo ra thông tin một cách đầy đủ, thì Microsoft Access là một sự lựa lựa chọn không thể lý tưởng hơn.

không những thế, Microsoft Access là một sự khởi đầu tuyệt vời cho người sử dụng không chuyển về công nghệ nhưng muốn tìm hiểu về cơ sở dữ liệu và những hệ quản trị cơ sở dữ liệu để có thể sử dụng phục vụ cho công việc của mình. Đây là dụng cụ vô cùng dễ tiếp cận đối với những người không có background về IT để có thể nắm bắt những khái niệm cơ bản về những loại dữ liệu, kiến trúc dữ liệu, mối quan hệ giữa những bảng và tiếng nói SQL.

Microsoft Access là dụng cụ trực quan, giao diện thân thiện, dễ dàng cài đặt và sử dụng, tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, dung lượng lưu trữ lớn, tương thích với tiếng nói truy vấn có cấu trúc (Structured Query Language) và có khả năng tự động hóa công việc thông qua lập trình VBA. Có thể thấy Access có rất nhiều ưu điểm để biến công việc của bạn trở nên dễ dàng, tiện dụng và nhanh chóng.

Điểm mạnh và hạn chế của Microsoft Access

Mục đích sử dụng của Microsoft Access và Microsoft Excel đều là lưu trữ dữ liệu nên nhiều người thường lầm tưởng hai phần mềm này có rất nhiều điểm tương đồng. Thực tế, Microsoft Access và Microsoft Excel là hai phần mềm hoàn toàn khác biệt.

– Microsoft Access:

• Microsoft Access là một chương trình cơ sở dữ liệu sử dụng một địa chỉ ID duy nhất. Danh sách dữ liệu của Microsoft Access có thể dễ dàng chỉnh sửa để lưu trữ chi tiết những thông tin có liên quan tới một lượng lớn những mục.
• Phần mềm này được tạo ra để lưu trữ và quản lý một lượng lớn những dữ liệu ở dạng dễ dàng truy xuất và có thể sử dụng tốt trong những ứng dụng khác nhau.
• Trong khi người sử dụng Excel phải nhập trực tiếp dữ liệu vào bảng thì cơ sở dữ liệu Microsoft Access sẽ được thao tác cùng với những truy vấn và biểu mẫu đã được tạo sẵn.
• những doanh nghiệp có thể kết nối Microsoft Access với nhiều ứng dụng khác nhau nên khi những ứng dụng được kết nối tạo ra dữ liệu thì những dữ liệu đó sẽ được chuyển sang Microsoft Access một cách tự động.

– Microsoft Excel:

• Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng chủ yếu cho những dự án riêng lẻ và khắc phục những phép tính ngắn gọn. Hầu hết người sử dụng Excel chỉ làm việc được với vài chục hay vài trăm ô dữ liệu cùng lúc.
• Microsoft Excel được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo cả hai chiều là ngang và dọc. những dữ liệu có thể được lưu trữ trong những ô thậm chí những đồ hoạ, biểu đồ bất kỳ đều có thể được thêm vào để bảng Excel trở nên dễ nhìn hơn.
• Sau khi được truy cập, Excel sẽ khóa toàn bộ bảng tính. Điều này khiến cho người khác không thể thêm một mục mới hay chỉnh sửa những mục cũ.
• Tài liệu Excel được gọi là workbook và mỗi một workbook này phải chứa được ít nhất một worksheet.

Cách sử dụng Microsoft Access

Để có thể giúp bạn sử dụng Microsoft Access một cách hiệu quả, Bizfly Cloud sẽ đưa ra hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng Microsoft Access trong phần nội dung sau đây:

– Tạo cơ sở dữ liệu:

• Bước 1: lựa chọn File trên thanh dụng cụ của Microsoft Access -> lựa chọn New. Tại những bản cập nhật mới, bạn có thể mở một cơ sở dữ liệu trống và lựa chọn một mẫu có sẵn.
• Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung có trong dữ liệu để dễ dàng hơn trong việc phân biệt và quản lý những dữ liệu khác nhau có trong Microsoft Access. nếu như bạn muốn đổi tên file thì lựa chọn File (file này trong folder đã lưu) -> lựa chọn Rename.

– Nhập dữ liệu:

• Bước 1: Xác định thông tin dữ liệu để xác định cấu trúc dữ liệu đồng thời tìm một phương thức cơ sở dữ liệu một cách hợp lý. những loại định dạng dữ liệu có thể thấy như kiểu bảng, kiểu truy vấn, kiểu báo cáo,..
• Bước 2: Nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt để tạo bảng trước hết. Bạn nên khởi đầu nhập vào bảng bằng cách sao chép nội dung, dán nội dung hoặc nhập thủ công. những dữ liệu này sẽ được điền thành từng cột riêng biệt và những hồ sơ sẽ được điền thành từng hàng riêng biệt.
• Bước 3: Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy được thông tin từ một dữ liệu khác bằng cách thực hiện sau: lựa chọn Tab External Data -> lựa chọn tập tin muốn nhập dữ liệu -> Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu -> Xác định vị trí lưu mới.
• Bước 4: Chèn những cột, bảng bằng những thanh dụng cụ có trong Microsoft Access.

– Thiết lập mối quan hệ giữa những bảng:

• Bước 1: Bạn cần hiểu rõ được những hoạt động của những khoá. Mỗi cột bảng sẽ có một mục riêng. Cột ID được Access tạo ra để tăng số lượng mỗi mục chính là khoá chính. Bảng cũng chứa khoá ngoài.
• Bước 2: lựa chọn Tab -> lựa chọn Database Tools -> lựa chọn Relationship
• Bước 3: Nhấn giữ chuột từ bảng này tới một bảng khác để tạo ra mối liên hệ giữa chúng. Khi tạo liên hệ, lựa chọn mục Enforce Referential Integrity.

– Tạo truy vấn lựa lựa chọn tiêu chuẩn

• Bước 1: Mở dụng cụ Query Design -> lựa chọn Create -> Tiếp tục công việc thiết kế truy vấn.
• Bước 2: lựa chọn The Show Table -> Nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn lựa lựa chọn tiêu chuẩn -> lựa chọn Close
• Bước 3: Thêm một trường được tạo ra -> Nhấn chuột và lựa chọn cột truy vấn -> lựa chọn Design.
• Bước 4: Thêm những tiêu chuẩn cần thiết (Bạn có thể lựa lựa chọn những kiểu tiêu chuẩn khác nhau).
• Bước 5: lựa chọn Design -> lựa chọn Run để xem kết quả và lựa chọn Ctrl + S để lưu truy vấn.

– Tạo và sử dụng biểu mẫu: Thông thường, người sử dụng thường lựa lựa chọn thiết lập biểu mẫu để việc sử dụng và quan sát dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

• Bước 1: lựa chọn bảng cần sử dụng để tạo biểu mẫu.
• Bước 2: lựa chọn Form trong một Tab mới -> tạo một biểu mẫu tự động trong những trường của bảng.
• Bước 3: Điều hướng những biểu mẫu mới bằng nút mũi tên ở phía dưới trên cùng có khả năng vận chuyển những hồ sơ.

– Tạo một báo cáo:

• Bước 1: lựa chọn một bảng hoặc một truy vấn
• Bước 2: Nhập một tab mới
• Bước 3: Thiết lập nguồn cho những báo cáo trống.
• Bước 4: Thêm những trường vào báo cáo.
• Bước 5: Thêm những nhóm vào báo cáo.
• Bước 6: Lưu và chia sẻ báo cáo.

********************

Bản quyền bài viết thuộc Trường Cao đẳng Tài nguyên và Môi trường miền Trung. Mọi hành vi sao chép đều là gian lận!

Nguồn chia sẻ: https://cmm.edu.vn

https://cmm.edu.vn/ms-access-la-gi-microsoft-access-la-gi/